このたびとやまアリーナコンセッション株式会社では、団体利用における施設のご利用方法をご案内いたします。

8月1日(土)より利用管理システム(hacomono)が稼働いたしますが、システムを利用しての団体予約は8月15日(土)から可能となります。早期の団体予約を希望される場合、ご担当者さまは以下の手順で事前の手続きをお願いいたします。 

①システムでの新規利用者登録と、必要書類の提出(8月1日(土)～7日(金)) 
・「利用者管理システム（hacomono）」で、ご担当者様の利用者登録手続きを行ってください。システムからの操作に不都合がある場合はメールでも受け付けます。 
・「利用者登録申請書(団体)」と「団体登録者名簿」を当WEBサイトからダウンロードして、ご記入の上メールにて送信してください。

※利用者登録と書類提出の受付は先着順ではございません。 
※「利用者登録申請書(団体)」と「団体登録者名簿」は8月1日(土)に公開いたします。 
※団体登録者名簿には5名以上の記載が必要です。 
※8月8日(土)以降の書類提出の場合、承認手続きは8月17日(月)以降となります。 

②当アリーナによる審査と承認(8月8日(土)～14日(金))
・8月7日(金)までに受理した提出書類を当アリーナで審査させていただきます。 
・団体のご担当者様に、8月14日(金)までにメールで承認および非承認を通知いたします。 通知があったご担当者様は、8月15日(土)より③の予約申込手続きを行えるようになります。

※8月8日(土)以降の書類提出の場合、承認手続きは8月17日(月)以降となります。 

③団体利用のシステムでの予約受付開始(8月15日(土)9時～)
・ご担当者様は「利用者管理システム(hacomono)」から利用予約を行ってください。 予約受付は申し込み順となります。 利用予約はメールでも受け付けますが、「利用者管理システム（hacomono）」への入力は翌日以降となります。「利用者管理システム（hacomono）」からのお申し込みを推奨いたします。

※8月15日(土)以降の書類提出は随時受け付けます。承認手続きに時間がかかる場合があります。 

＜ 団体利用について ＞
・団体利用とは、施設を専用利用するご利用方法です。アリーナの半面利用、1/4利用なども専用利用とみなします。 
・団体利用(施設予約)には、団体登録が必要となります。 
・スポーツ備品の貸出をご希望の場合は、施設まで直接お問い合わせください。 
・大会や大規模イベントでご利用の場合は、施設へご連絡ください。 

＜ 団体登録について ＞

・団体利用での施設予約を行うには、団体登録手続きが必要です。  
・団体登録には、以下の「利用者登録申請書(団体)」と「団体登録者名簿(５名以上)」の提出が必要です。提出は以下のメールアドレスに申請書と名簿を添付して申請をしてください。 
メールアドレス

申請書を受領後、審査を行い、団体登録の可否を決定し、代表者に案内します。

＜ 利用者管理システム(hacomono)の登録 ＞
・団体登録を許可された団体は、利用者管理システムを活用しての予約が可能となります。

＜ 予約方法について ＞
・予約方法は「利用者管理システム(hacomono)」、「窓口予約」、「電話予約」となります。なお、窓口予約は10月1日(木)午後から、電話予約は9月1日(火)から承ります。 
・「利用者管理システム(hacomono)」での予約方法は以下のとおりとなります。 
・予約は利用希望日の２か月前の月初から前日まで可能です。 
例：10/20に予約希望であれば、8/1～10/19まで 
・「利用者管理システム(hacomono)」では、予約時に料金の決済を行い、予約が完了します。 
※予約完了後のキャンセルが1ヶ月に3回以上となった場合、翌月以降1年間は予約手続きができなくなります。 
・窓口予約および電話予約の場合は、利用希望日１週間前までに窓口で入金してください。入金された時点で予約が完了します。 なお、窓口での入金受付は10月1日(木)からとなります。10月1日(木)～8日(木)の日程で窓口予約および電話予約をされた場合は、10月1日(木)からご利用希望日の間に窓口でご入金ください。 
※利用料金の入金以降にキャンセルされた場合、返金はいたしません。 

＜ 予約キャンセルについて ＞
・利用をキャンセルする場合は「利用者管理システム(hacomono)」から手続きを行っていただくか、施設まで直接お問い合わせください。 
・「利用者管理システム（hacomono）」でのキャンセルは以下の手順で行っていただきます。 
※利用料金の入金以降にキャンセルされた場合、返金はいたしません。 
※予約完了後のキャンセルが1ヶ月に3回以上となった場合、翌月以降1年間は予約手続きができなくなります。 

＜ 利用変更について ＞
・利用変更を希望の場合、希望枠に空きがあれば、当初予約日の前日および変更希望日の前日までであれば、変更が可能です。 
・変更の受付は、「利用者管理システム(hacomono)」から手続き(現在の予約をキャンセルした上で、新たに予約)を行っていただくか、施設まで直接お問い合わせください。

＜ お問い合わせ先について ＞
メールでのお問い合わせ

電話でのお問い合わせ

電話回線は9月1日(火)に開通予定です。それ以前のお問い合わせはメールでお願いいたします。 
受付時間(9月30日(水)まで)　月～土曜日 9:00～21:00　日曜日、祝日 9:00～19:00